Resmî Yazışma Kuralları
T.C.
B A Ş B A K A N L I K
Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
SAYI : B.08.0.PGM.0.23.01.02-6/1482-76887 Tarih : 14/06/1994
KONU : Resmî Yazışma Kuralları
GENELGE NO: 1994/40
Kamu kurum ve kuruluşlarının kurum içi, kurumlar arası veya özel ve tüzel kişilerle yaptıkları resmî yazışmalarda verimliliğin artırılmasının, resmî yazışmaların standart esaslara uygun, doğru bir şekilde yapılmasına bağlı olduğu malûmdur.
Resmî yazıların standart esaslara bağlanması yönünde gerek Başbakanlık, gerekse Bakanlığımız tarafından, zaman içinde çeşitli mevzuat yürürlüğe konulmuş ve yapılan açıklamlarda söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda işlem yapılması istenilmişti.
Son olarak Başbakanlıkça hazırlanarak 17/02/1994 gün ve B.02.0.PPG.0.12 - 383 - 3036 (1994/9) sayılı genelge ekinde tüm kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilen “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” yürürlüğe konulmuştur. Bundan böyle, bu esaslar doğrultusunda işlem yapılması gerekmektedir.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar açısından, sözü edilen esaslarla, “Millî Eğitim Bakanlığı Merkez, Taşra ve Yurtdışı Teşkilâtına Ait Büro Hizmetleri Yazışma Esasları ve Dosyalama Sistemi Yönergesi” arasında bazı farklılıklar bulunmakla birlikte, yazışma kuralları açısından, Başbakanlıkça konulan “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar” uygulanacaktır.
Resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallar, merkez teşkilâtında resmî yazıları imzalayacak makam, mevzuat hazırlanırken uyulması gereken kurallar, Başbakanlıkla yapılacak yazışmalarda dikkat edilecek hususlarla ilgili mevzuatın bir arada, kolaylıkla temini amacıyla bu Bülten'de; “Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar”ın yanısıra, “Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Tüzük ve Yönetmelik Tasarılarının Hazırlanmasına İlişkin Esaslar” ile “Millî Eğitim Bakanlığı Birimlerinin Resmî Yazışmalarda Kullanacakları Kod Numaraları” ve resmî yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı hususlardaki Başbakanlık genelgelerine yer verilmiştir.
Gereğinin ekteki mevzuat ve resmî yazışmalarda uyulması gereken kurallarla ilgili açıklamalar doğrultusunda yapılmasını rica ederim.
Bener CORDAN
Bakan a.
Müsteşar
EKLER
EK - 1 Resmî Yazışmalar Kuralları
DAĞITIM
- Merkez Teşkilâtı Birimlerine
- Valiliklere
RESMÎ YAZIŞMA KURALLARI İLE İLGİLİ AÇIKLAMALAR
1. Yöneticilerin görev, yetki ve sorumlulukları :
Bilindiği gibi istikrarlı ve etkili yönetim; yönetimin amaç, teşkilât ve süreç boyutlarının birbirlerini tamamlamaları ile mümkündür.
Bir görevler dizini olan ve götürülmesi istenilen bütün hizmetleri kapsamına alan amaç boyutu, yetişmiş insan unsuruna dayanmaktadır. Yönetimler, ne kadar yetişmiş insan gücü potansiyeline sahip olurlarsa, yapılması istenilen hizmetler de o oranda zamanında ve yerinde sunulmuş olur. Buna paralel olarak toplumdaki huzur ve refah seviyesi giderek yükselir.
Yönetimin önemli bir boyutunu da iletişim hizmetleri oluşturmakta, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya özel ve tüzel kişilerle iletişimlerinin büyük bir kısmı resmî yazılar yoluyla sağlanmaktadır.
İletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi; bu konudaki kurallara uyulmasına bağlı olduğu kadar, yöneticilerin yetkilerini yerinde, zamanında ve doğru olarak kullanmasına, her kademedeki personelin de yetiştirilmesine ve sorumluluk bilinciyle hareket etmesine bağlıdır.
3797 sayılı Millî Eğitim Bakanlığı'nın Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanun, İl ve İlçe Millî Eğitim Müdürlükleri Yönetmeliği, yetki devri yapılmasına ilişkin Bakanlık Onayları vb. diğer mevzuat ile Bakanlığımız merkez, taşra ve yurt dışı teşkilâtı birimlerinin görevleri, bu birimlerde hizmet gören her kademedeki yönetici ve diğer personelin yetki ve sorumlulukları belirlenmiştir.
Bu çerçevede, her kademedeki yönetici ve diğer personelin görev, yetki ve sorumluluğunun bilinciyle hareket etmesi beklenen ve istenen bir durumdur. Bu bakımdan, her kademedeki yöneticiler, maiyetlerindeki personelin resmî yazışmalarda uyulması gereken hususlarda yetişmelerini sağlayacak, sorunların zamanında, yetki ve sorumlulukları doğrultusunda, mahallinde çözümlenmesi ve gereksiz yazışmalardan kaçınılması için gerekli tedbirleri alacaktır.
Bu noktadan hareketle; resmî yazışmaların Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ile belirlendiği gibi hiyerarşik kademeye uygun olarak yapılması sağlanacak, her kademedeki yetkili birimler, sorunların çözümlenmesinde yetkilerini kullanmaktan kaçınmayacaktır. Özellikle mevzuatta tereddüte meydan vermeyecek şekilde açık hüküm bulunan ve genelge, genelge açıklama veya münferit açıklama yapılan konularda kesinlikle üst makamlara görüş sorulmak suretiyle iş hacmi artırılmayacaktır.
Sorunlar oluştuğu mahalde varolan mevzuat ve diğer kaynaklardan yararlanılarak çözümlenmeye çalışılacak, çözümlenemediğinde konu ayrıntılı bir şekilde ortaya konulmak suretiyle bir üst birimden görüş istenecektir. Araştırma yapmadan ve kendi görüşlerine yer vermeden hiçbir sorun üst makamlara veya birimlere taşınmayacaktır.
Nitekim yazışmalarda müracaat ve şikâyetlerde hiyerarşik kademelerin atlanmaması ilkesinden amaç, uygulamada karşılaşılan aksaklıkların mahallinde çözümlenemiyorsa bir üst makamda çözümlenmesi, dolayısıyla üst yönetim kademelerinin teferruatlı işler dışında tutulmasıdır.
Bu bakımdan, yukarıda da ifade edildiği gibi basit bir araştırma ve inceleme sonucunda mahallinde çözümlenebilecek konuların, tereddüt konusuymuş gibi üst birimlere veya makamlara taşınmasının önlenerek ilçe ve il teşkilâtlarının aracı durumdan kurtarılması sağlanacaktır.
Konuyu bir örnekle açıklamak gerekirse; öğretmenlerin aylık karşılığı okutmaları gereken derslerin hangileri olduğu son olarak, Talim ve Terbiye Kurulu'nun 17/01/1994 gün ve 2399 sayılı Tebliğler Dergisi'nde yayımlanan 523 sayılı “Öğretmenliğe atanacakların atamalarına esas branşlarıyla mezun oldukları yüksek öğretim programı ve aylık karşılığı okutacakları esas derslerle diğer dersler” konulu kararı ile belirlenmiş olup, bu kararda, “Matematik” öğretmenlerinin aylık karşılığı okutacağı dersler arasında “Ticaret” dersi sayılmadığı halde, matematik öğretmeninin ticaret dersini aylık karşılığı okutup okutamayacağının sorulması gereksiz yazışmayı teşkil edecektir.
Bu durum her derece ve türdeki okul ve kuruma Tebliğler Dergisi gönderilmesi nedeniyle daha başlangıçta okul müdürlüğü düzeyinde çözümlenmesi gereken bir konudur.
Burada önemli görülen bir diğer hususa değinilmesinde yarar görülmektedir. Üst birimlerce teşkilâtımızın en alt kademesindeki bütün personele duyurulması istenilen genelge, genel açıklama, bülten, döküman v.b.'nin duyurulmasında birimler arasındaki kopukluk veya gecikmenin önlenmesi, sorunların mahallinde ve zamamında çözümlenmesi bakımından önem arzetmektedir. Bununla ilgili hassasiyet ve dikkatin her kademedeki sorumlular tarafından gösterilmesi yönünde birim amirlerince önlem alınması gerektiği ortadadır.
2. Resmî Yazışmalarda Kâğıt Boyu ve Kullanımı
Resmî yazışmalarda halen kullanılmakta olan, ancak Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esaslar hükümlerine uymayan matbu kâğıtların kullanılmasına devam edilecek, stoklar tükenince, sözü edilen esasların 5 inci maddesi hükümlerine uygun kâğıt kullanılacaktır.
3. Başlık
Bilindiği gibi taşra teşkilâtımızın çeşitli birimlerinde kullanılan kâğıtların başlıkları oldukça farklılık arzetmektedir.
Yine mevcut stoklar tükeninceye kadar bu kâğıtlar kullanılacak, yeni kâğıtlarda başlıklar aşağıda verilen örneklere uygun bir şekilde hazırlanacaktır.
ÖRNEK 1. İl Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
İl Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 2. İlçe Millî Eğitim Müdürlüklerinde;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
Çankaya İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü
ÖRNEK 3. Okul ve diğer eğitim kurumlarında;
T. C.
ANKARA VALİLİĞİ
Çankaya Kurtuluş Lisesi Müdürlüğü
T. C.
SİVAS VALİLİĞİ
Yıldızeli Şeyhhalil Köyü İlköğretim Okulu
Müdürlüğü
4. Sayı, Konu ve Tarih
Özellikle, taşra teşkilâtı birimlerinin kullandıkları kağıtların sol üst köşesinde “BÖLÜM”, “SAYI” ve “KONU” ibareleri bulunmaktadır. Ancak esaslarda “BÖLÜM” ibaresine yer verilmediğinden, resmî yazışmalarda kullanılan kağıtlarda “BÖLÜM” ibaresi kaldırılacak, yeni bastırılacak başlıklı kâğıtların, “SAYI”, “KONU” ve “TARİH” bölümlerinin Resmî Yazışma Kurallarını Belirleyen Esasların ilgili madde hükümlerine uygun olmasına dikkat edilecektir.
“SAYI” bölümünde Bakanlığımızca belirlenen ve Başbakanlık bilgisayarlarına girilmiş olan “KOD” sistemi kullanılacaktır.
Kod sistemi, Bakanlık merkez teşkilâtı yurt dışı teşkilatı, bağlı kuruluşlar ile il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri düzeyindeki birimlerce kullanılacak, okullar bazında bu sistem uygulanmayacaktır.
Yazının “TARİH” bölümü ise, Esaslarda belirtilen şekle uygun olarak düzenlecektir.
5. Yazının Gönderileceği Makam
Resmî yazıların gönderileceği “makam”la ilgili hususlara, Esasların 10 uncu maddesinde yer verilmiş ve yeterli açıklama yapılmıştır.
Ancak, gerek Bakanlığımız merkez birimlerinin birbirleriyle, gerekse taşra teşkilâtının merkez birimleriyle yaptığı yazışmalarda; yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilememesinin zaman ve kırtasiye israfına neden olduğu sıkça rastlanan bir durumdur.
Yazının gönderileceği makam veya birimin doğru tespit edilebilmesi herşeyden önce, yukarıda “1 - Yöneticilerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları” bölümünde değinildiği gibi hangi türdeki iş ve işlemlerin hangi birimlerce yürütüldüğünün belirlendiği mevzuatın çok iyi bilinmesini gerektirir.
Dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da Bakanlığımız merkez teşkilâtı birimlerinden gönderilen ve sonucundan bilgi ve belge istenilen genelge, genel açıklama veya münferit yazıların cevabının hangi birim veya makama bilgi verileceğinin tespitidir.
Özellikle bazı genelge veya genel açıklama türündeki yazılarda, yazıyı kaleme alan birimce, sonucundan bir başka birime bilgi ve belge gönderilmesi istenildiği halde bilgi veya belgelerin yazıyı kaleme alan birime gönderildiği görülmektedir. Bu nedenle bu tür uygulamalara meydan verilmeyecektir.
Konuyu örnekle açıklama gerekirse, öğretmenlerimizin yer değiştirme suretiyle atanma esas ve usullerini belirleyen Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 12/1/1994 gün ve 201.4.MEV.D.BŞK.MPln.Şb.94/114-5280 (1994/5) sayılı genelgesinde yer değiştirme işlemlerine yönelik bilgi ve belgelerin branşlar itibariyle tasnifinin yapılarak genelgenin mevzuat dairesinden çıktığı dikkate alınarak bu daireye değil ayrı ayrı üst yazılarla Personel Genel Müdürlüğü'nün ilgili atama dairesi başkanlıklarına gönderilmesi gerekmektedir.
Yani, matematik öğretmenleri ile ilgili bilgi ve belgelerin gönderildiği yazıda genelge ilgi tutulmakla beraber yazının gönderileceği makam bölümünün;
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personal Genel Müdürlüğü Matematik - Fen Grubu
Atama Dairesi Başkanlığı)
şeklinde yazılması, yazının doğrudan ilgili birimine gitmesini kolaylaştıracaktır.
Merkez teşkilâtı birimlerince, taşra teşkilâtına gönderilen yazıların makam kısmına “ ................... VALİLİĞİNE” ifadesi kullanıldığı bilinen bir durumdur.
İlgili birim amirince özellikle valilik makamınca görülmesinde yarar olduğu tespit edilen yazılar dışında, bilgi ve belge akışının daha da hızlandırılması bakımından yazının gideceği makam kısmı;
.......................... VALİLİĞİNE
(İl Millî Eğitim Müdürlüğü)
şeklinde düzenlenebilecektir.
Başbakanlığa doğrudan gönderilecek yazılarda sadece “BAŞBAKANLIĞA” başlığı kullanılacak, bu başlık altında parantez içinde alt birim belirlenmeyecektir.
Başbakanlığa bağlı olup, görev dağılımında Devlet Bakanlıklarına bağlanan kurumlara gönderilecek yazıların özelliğine göre gönderilecek makam aşağıda verilen örneklere uygun olarak yazılacaktır.
ÖRNEK 1.
DEVLET BAKANLIĞINA
(Sn. Aykon DOĞAN)
ÖRNEK 2.
DEVLET BAKANLIĞINA
(Devlet Personel Başkanlığı)
Diğer bakanlıklara gönderilecek yazılarda ise mümkün olduğu kadar ilgili Bakanlığın adının altında parantez içinde alt birim belirlemesi yapılacaktır.
ÖRNEK 3.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞINA
(Personel Genel Müdürlüğü)
Ayrıca, resmî ve özel ayrımı yapılmaksızın kişilere gönderilecek yazılarda isimden önce “Sayın” ifadesi kullanılacaktır.
6. İlgilerin Yazılışı
Resmî yazılarda, zaman ve kırtasiye israfının önlenmesinde, yazının gönderileceği birimin/makamın doğru tespiti ne kadar önemli ise “İLGİ”nin doğru ve tam yazılmasının önemi de büyüktür.
Bu bakımdan “İLGİ”ler, Esaslarda açıklandığı şekilde yazılacaktır.
Herhangi bir valilikten Personel Genel Müdürlüğüne “İzin” konusunda bir görüş sorulduğunu, Personel Genel Müdürlüğünün de konuyla ilgili bilgi ve belge istediğini düşünelim. Bu durumda valilikçe bilgi ve belgeler gönderilirken, “İLGİ” aşağıdaki gibi düzenlenecektir.
İLGİ : a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün 03/01/1994 tarih ve 243.1. -Özl. İşl.Şb. 94/115 sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün 20/01/1994 tarih ve B.08.0.PGM.0.23.01.03-94/233-2915 sayılı yazısı.
Ancak, gerekli görüldüğü takdirde, kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliği bozulmadan “İLGİ”
İLGİ : a) ............ Valiliği Millî Eğitim Müdürlüğü'nün .................. tarih ve .................. sayılı yazısı.
b) Millî Eğitim Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğü'nün ............. tarih ve ................
sayılı yazısı.
şeklinde anlamlı kısaltmalar yapılarak da düzenlenebilecektir.
Merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptığı yazışmalarda İLGİ;
İLGİ : Millî Eğitim Bakanlığı ................... Genel Müdürlüğü'nün .............. tarih/ gün ve . ...................... sayılı yazısı.
şeklinde değil.
İLGİ : ................... Genel Müdürlüğü'nün ................ tarih/gün ve .............. sayılı yazısı.
şeklinde düzenlenecektir.
İlgili birimin kodunda herhangi bir kısaltma yapılmayacak o birimin kodu aynen
yazılacaktır.
7. İmza Bölümü
Resmî Yazışma Kuralarını Belirleyen Esaslar'la imza bölümünde, önceki uygulamadan bazı farklılıklar getirilmiştir. Buna göre yazının “İMZA” bölümü sözü edilen esasların (ÖRNEK - 5)'ine uygun olarak düzenlenecektir.
Konuyu İl Millî Eğitim Müdürlükleri açısından örnekle açıklama gerekirse, (iller bazında imza yetkileri de dikkate alınarak) yazının imza bölümü;
ÖRNEK 1.
İmza
Adı Soyadı
Vali
ÖRNEK 2.
İmza
Adı Soyadı
Vali a.
Vali Yardımcısı
ÖRNEK 3.
İmza
Adı Soyadı
Vali a.
Millî Eğitim Müdürü
şeklinde düzenlecektir.
Ayrıca, merkez teşkilâtı birimlerinin birbirleriyle yaptıkları yazışmalarda “Bakan a.”, “Genel Müdür a.” şekilde ibare kullanılmayacaktır.
8. Onaylar
Esaslarda, onayla ilgili hükümlere 14 üncü maddede yer verilmiş ve ÖRNEK 8-A, ÖRNEK 8-B ile de örneklenmiştir.
Gerek merkez teşkilâtı gerekse valilikler düzeyinde hangi tür onaylara, bizzat Bakan/Vali'nin veya hangi türdeki onaylara, daha alt makamların “OLUR” vereceği ilgili mevzuatla belirlenmiştir. Çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından, sınırları yazılı olarak belirlenmemiş konularda yetkisiz makamlardan onay alınmaması bir zorunluluktur. Usül yönünden buna dikkat edilmesi, şekil yönünden ise, yukarıda sözü edilen örneklere uyulması gerekmektedir.
Bilindiği gibi Bakan'a veya Vali'ye ait bazı yetkiler, daha alt makamlara devredilmiş bulunmaktadır. Yetki devri yapılan konularda alınacak onaylarda bir üst makamın onayına gerek yoktur.
Konuyu örneklemek gerekirse; atama yetkisi Bakan'a ait olan bazı personelin atama veya yer değiştirme yetkisi Personel Genel Müdürü'ne devredilmiştir. Böyle bir yetkiye dayanılarak merkez teşkilâtında herhangi bir birime “şef” olarak ataması yapılacak personele ilişkin onay;
BAKANLIK MAKAMINA
...........................................................................................................................................
..................................................................................................................
...................................................................
(İmza)
Hüseyin ACAR
Genel Müdür Yardımcısı
O L U R
/ / 1994
(İmza)
Turgut AKAN
Bakan a.
Genel Müdür
şeklinde düzenlenecektir.
“OLUR” kısmı, Bakan tarafından imzalanacak onaylarda Müsteşar; Müsteşar tarafından imzalanacak onaylarda ise Müsteşar Yardımcısı açısından “Uygun Görüşle Arz Ederim” ifadesine yer verilecektir. Bu ifade hem onayın aslına, hem de paraflı kısmına yazılacaktır.
Onaylarda; onayı alan birimin başlıklı kâğıdı kullanılacak, “SAYI” bölümüne de yine bu birimin kodu ve onayın sayısı yazılacaktır.
9. Parafeler
Esasların 18 inci maddesinde; yazıyı paraflayacak kişinin unvanının kısaltılarak yazılacağı, sonra ismin baş harfi ve soyadının yazılacağı ve el yazısı ile tarih belirtilerek paraflanacağı ifade edilmiş ve ÖRNEK - 11'de de gösterilmiştir. Buna göre paraflar;
Şb. Md. : S. KARACAMEYDAN
D. Bşk. : M. BAĞÇECİK
Gn. Md. Yrd. : H. ACAR
Gn. Md. : T. AKAN
şeklinde düzenlenecek, her kademedeki personel soyadının yanına el yazısı ile parafladığı günün tarihin örneğin; “08/04” şeklinde yazdıktan sonra paraflayacaktır.
10. Gizlilik Derecesi
Esasların 20 nci maddesinde gizlilik derecesiyle ilgili hükümlere yer verilmiş, 28 inci maddesinde de gizlilik derecelerinin görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşca belirleneceği, kullanılması ve gizlilikle ilgili diğer hususlar açıklanmıştır.
Bakanlığımızca gizlilik dereceleri çok gizli, gizli, özel, hizmete özel ve kişiye özel olarak belirlenmiştir.
A - “ÇOK GİZLİ” Gizlilik Derecesi:
İlgilisinden başkası tarafından açıklandığı veya ilgililerinden başkasının eline geçtiği takdirde; milli güvenliğimizi ciddi şekilde zarara uğratacak, prestijimizi sarsacak, yabancı bir devlete geniş faydalar temin edecek mahiyetteki tesis, evrak ve diğer dokümanlar için kullanılır.
B - “GİZLİ” Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde veya ilgisinden başkasının eline geçtiğinde milli menfaatlerimize zarar getirecek veya prestijimizi sarsarak yabancı bir devlete menfaat temin edecek mahiyetteki evrak ve dokümanlardır.
“GİZLİ” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. İlmi teknik ilerlemeler ve önemli gelişmeler (hizmete girinceye kadar)
b. İleride kullanılacak bazı yeni teknikler veya metodlar,
c. Gizli mahiyetteki fotoğraf, şema vb,
d. Ekonomik alanda önemli tedbirler,
e. Muhteviyatları ancak belirli şahıslara duyurulacak önemli politik haber ve yönergeler,
f. Yurt savunması programları.
C - “ÖZEL” Gizlilik Derecesi:
Açıklandığı takdirde milletimizin menfaatine zarar getirecek veya bir şahsın zarar görmesine sebep olacak mahiyette olan evrak ve dokümanlar.
“ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Saklı tutulması istenen hususlar, tahkikat raporları, disiplinle ilgili şahıslara ait dokümanlar,
b. Mutad istihbarat raporları,
c. Özel mahiyetteki fotoğraf, model ve şemalar,
d. Açıklanması yabancı bir devletle olan münasebetlerimizi zararlı duruma sokacak olaylar.
D - “HİZMETE ÖZEL” Gizlilik Derecesi:
ÇOK GİZLİ, GİZLİ ve ÖZEL gizlilik dereceleriyle korunması gerekmeyen ve bilmesi gerekenlerden başkasının bilmesine izin verilmeyen yerler, döküman ve evrak için kullanılır.
“HİZMETE ÖZEL” gizlilik derecesi ile derecelendirilecek konulardan bazıları:
a. Basına açıklanması gerekmeyen ve yalnız resmî amaçlar için kullanılacak teknik ve eğitim dökümanları,
b. Teşkilât mülâhazaları ile muhafaza altında bulundurulması gereken disiplin mahiyetindeki soruşturma raporları ve şahsi evrak dökümanlar,
c. Ayrı ayrı gizli olmayan fakat bir araya getirilince gizlilik derecesinde olan bilgi topluluğu.
E - “KİŞİYE ÖZEL”
Kişiye özel bir evrakın gittiği yerde belli şahıslar tarafından açılacağını belirtir. Her gizlilik derecesindeki evraka bu işaret, lüzumlu ise verilebilir. KİŞİYE ÖZEL işareti; yazıda, tarih bloku üzerine damga ile kırmızı olarak basılır.
11. Evrak Akış Formu
Esasların 27 nci maddesinde, evrakın kurum içinde hızlı bir şekilde akışını sağlamak için yazılarak EK - 5'teki evrak akış formunun ekleneceği hükmüne yer verilmiştir.
Bakanlığımız merkez ve taşra teşkilâtı birimlerine intikal eden evrak sayısının oldukça yoğunluğu nedeniyle, evrak akış formu her evrak için değil, takibinde zorunluluk görüldüğü birim amirlerince belirlenecek evrak için kullanılacaktır.
12. Yazışmalarda Dikkat Edilecek Diğer Hususlar
a. Gerek Bakanlığımız personelinin, gerekse vatandaşlarımızın; 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile Devlet Memurlarının Müracaat ve Şikâyetleri Hakkında Yönetmelik Hükümlerine uygun olarak yaptıkları yazılı başvuruları ilgili kurum veya birim amirlerince usulünce kabul edilecek ve süresi içinde mutlaka gereği yapılacaktır.
b. Resmî yazı, dilekçe, mektup, vb. evrakın ön yüzüne kayıt kaşesi basılmayacak, ilgili birime veya personele havale yazılmayacak, bu tür işlemler evrakın arka yüzüne yapılacaktır.
c. Resmî yazılarda silinti, kazıntı olmayacak, harf veya rakamlar üst üste vurulmayacaktır.
d. Üst makamlara yazılan görüş isteme yazılarında, bilgi veya belge türündeki ekler hariç, daha alt makamların yazılarının asılları veya örnekleri gönderilmeyecek, bu yazılar daha sonra cevabi yazılarla birleştirmek üzere alt birimlerde muhafaza edilecektir.
Örneğin; herhangi bir konuda okul müdürlüğüne dilekçe ile başvuruda bulunan bir öğretmenin dilekçesinde yer verdiği sorunun, okul müdürlüğünce veya il ve ilçe düzeyinde çözümlenmesinin mümkün olmaması, Bakanlığın ilgili biriminden görüş istenmesinin zorunluluğu halinde; öğretmenin dilekçesi okul müdürlüğünde, okul müdürlüğünün görüş isteyen yazısı ilçe millî eğitim müdürlüğünde, ilçe millî eğitim müdürlüğü yazısı ise il millî eğitim müdürlüğünde kalacaktır. Bakanlığın ilgili birimine, sadece sorunu dile getiren il millî eğitim müdürlüğü yazısı intikal ettirilecektir.
Esasların 3 üncü maddesinde fax ile gönderilen mesajların 5 gün içinde teyidinin yapılmasının gerekliliği belirtilmekle birlikte, her fax mesajının teyidi yapılmayarak çok önemli olduğu tespit edilen konulara ilişkin fax mesajları teyit edilecektir.
Fax metinlerinin gönderilmesinde Esaslarda belirtilen EK - 7 formu kullanılabileceği gibi Esaslara uygun olarak hazırlanan metinler de fax'la gönderilebilecektir.
Esasların 12 nci maddesinin 1 inci fıkrasındaki, yazı metnini oluşturan paragraflar arasında bir aralık bulunacağına ilişkin belirlemenin bugüne kadar uygalamada yer verilen bir araya bir ara daha ilâve edileceğine yönelik olduğundan yazı metinlerinin özelliğine göre yazı içindeki paragraflar arasında 1.5-2 aralık bulunacaktır.