Microsoft Access

1. Veritabanı

1.1 Sıkça Kullanılan Araç Çubukları

Go To Field (Gidilecek Alan Kutusu) : alan listesinde seçilen alana gider

Font (Yazı Tipi) : geçerli yazı tipini gösterir

	Font Size (Yazı Tipi Boyutu) : geçerli yazı tipi boyutunu gösterir		Bold (Kalın) : Kalın yazı tipini açar ya da kapatır
	Italic (İtalik) : İtalik yazı tipini açar ya da kapatır		Underline (Altı Çizgili) : seçilen metni veya sayıları altı çizgili yapar
	Fill/Back Color (Dolgo/Artalan Rengi) : form veya raporların şu ögelerine uygulayın : seçili denetim veya denetimlerin artalanı vb.		Font/Fore Color (Yazı Tipi/Önalan Rengi) : geçerli veri sayfasındaki veya form ile raporun seçili denetimindeki metnin rengini değiştirir
	Line/Border Color (Çizgi/Kenarlık Rengi) : seçili denetimlerin çizgi veya kenarlıklarını saydam yapar veya bunlara renk uygular		Gridlines (Yatay düğmesi) : veri sayfası üzerinde sadece yatay (ya da dikey)  kılavuz çizgilerini gösterir veya ikisini de gösterir (ya da gizler)
	Special Effect (Özel Etki) : veri sayfasındaki hücrelere veya form veya rapor üzerindeki denetim veya denetimlere kabarık ( ya da düz veya basık) özel etkisi verir

	Design View (Tasarım Görünümü) : geçerli tablo, form veya sorgu için etkin görünümden (Veri Sayfası Görünümü) Tasarım Görünümü'ne geçer		Save (Kaydet) : belgeyi kaydeder
	Print (Yazdır) : varsayılan ayarları kullanarak belgeyi yazdırır		Print Preview (Baskı Önizleme) : bir belgenin yazıcı çıktısı alındığındaki görüntüsünü ekrana getirir
	Spelling and Grammar (Yazım ve Dilbilgisi) : seçilen metinde ya da belgede yazım ya da dilbilgisi hatalarını denetler		Cut (Kes) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalayıp belgeden siler
	Copy (Kopyala) : seçilen bölümü Windows Panosu'na kopyalar		Paste (Yapıştır) : Windows Panosu'nun içeriğini belirlenen yere yapıştırır
	Form Painter (Biçim Boyacısı): karakter / paragraf biçimlendirmesini kopyalar		Undo (Geri Al) : son eylemi geri alır
	Insert Hyperlink (Köprü Ekle) : başka bir belgeye ya da başka bir yere sıçrama (köprü) ekler.		Web Toolbar (Web araç çubuğu) : Web araç çubuğunu gösterir ya da gizler
	Sort Ascending (Artan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin ilk harfinden, en küçük sayıdan veya en erken tarihten başlayarak sıralar		Sort Descending (Azalan Sıralama) : seçilen öğeleri, ekleme noktasını içeren sütunu kullanarak alfabenin son harfinden, en büyük sayıdan veya en geç tarihten başlayarak sıralar
	Filter By Selection (Seçime Göre Süz) : seçili veriyi temel alarak kayıtları süzer		Filter By Form (Forma Göre Süz) : etkin formu veya veri sayfasının boş bir kopyasını gösteren Form Süzgeci Penceresini görüntüler
	Apply Filter (Süzgeç Uygula) : etkin veri sayfası veya forma süzgeç uygular veya süzgeci kaldırır		Find (Bul) : veri sayfası veya bir form üzerin aranan bir bilginin bulunmasını sağlar veya Modül penceresinde bir Visual Basic anahtar sözcüğünü arar
	New Record (Yeni Kayıt) : yeni girebilmeniz için formun veya veri sayfasının sonuna gider		Delete Record (Kayıt Sil) : formdan veya kayıt sayfasında seçili kayıt veya kayıtları siler
	Database Windows (Veritabanı Penceresi) : geçerli veritabanındaki tüm nesneleri listeleyen Veritabanı penceresini gösterir		New Object (Yeni Nesne) : seçili tablo veya sorguyu temel alan bir form, makro vb. yaratır
	Office Assistant (Oficce Yardımcısı) : yardım almak için Office Asistanı'nı görüntüler

1.2 Yeni Bir Veritabanı Başlatma

1- Access başlangıç iletişim kutusunda Blank Database (Boş Veritabanı) seçenek düğmesi ya da Menu Bar araç çubuğundaki File (Dosya) menüsünden New   komutu seçilir (veya Database araç çubuğu üzerindeki New simgesi seçilir).

Blank Database (Boş Veritabanı) : içine tablolar, formlar vb. eklenebilecek boş bir veritabanı yaratır Database Wizard (Veritabanı Sihirbazı) : sihirbaz kullanarak bir veritabanı yaratmaya imkan verir Open an Existing Database (Varolan Veritabanını Aç) : bilgisayar ya da ağ üzerinde varolan bir veritabanını açar

ya da

ya da

2- New iletişim kutusu ekrana gelir. Bu iletişim kutusunda 2 tane sekme bulunmaktadır : General (Genel), Databases (Veritabanları). Blank Database, General sekmesinin altında  bulunurken, Databases sekmesi değişik amaçlara yönelik veritabanları içermektedir.

3- Blank Database seçildikten sonra ekrana File New Database iletişim kutusu gelir. Yeni yaratılacak veritabanı dosyasına için kullanıcıdan bir isim vermesi istenir.

4- Verilen veritabanı dosya adı :Veritabanı iletişim kutusu ekrana gelir. Bu iletişim kutusunda 6 tane sekme (veritabanı nesne türü sekmeleri) bulunmaktadır.

Tables (tablolar)

iş ya da kuruluşunuzun belirli bölümleri ile ilgili bilgilerin depolandığı yer

Queries (sorgular)

bir veritabanında belirli bir bilgiyi bulmak için sorulan soru

Forms (formlar)

tablolara bilgi girişini kolaylaştıran, kullanıcıyı yönlendiren ve hataları denetleyen yer

Reports (raporlar)

istenen bilgilerin belirli bir düzende görüntülendiği yer

Macros (makrolar)

bir dizi Access komutunu otomatik olarak uygulama imkanı sağlar (komutları düğmelerle ilişkilendirme vb.)

Modules (modüller)

Access komut ve makrolarını genişletme ve Microsoft Visual Basic ve diğer Microsoft Office programları ile birleştirme imkanı sağlar

Örnek :

Bu örnekteki açıklamalar diğer sekmeler için de geçerlidir.

Tables sekmesi geçerli veritabanındaki tüm tabloların bir listesini görüntüler.

Open (Aç) : seçilen tabloyu açar, Design (Tasarla) : seçili olan tablonun tasarımını değiştirir, New (Yeni) : yeni bir tablo yaratır.

2.1 Tablo Sihirbazı (Table Wizard) ile Yeni Bir Tablo Oluşturma:

1- Yeni bir veritabanı dosyası yaratın.

2- Veritabanı iletişim kutusundan Tables sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Ekrana gelen New Table (Yeni Tablo) iletişim kutusundan Table Wizard (Tablo Sihirbazı) seçeneğini tıklayın.

5- Table Wizard (Tablo Sihirbazı) iletişim kutusu ekrana gelir.

6-

Amacınıza uygun olarak Business (İşle İlgili)  ya da Personal (Kişisel) seçeneklerinden birisini tercih edin (Yapılan tercihe göre Sample Tables (Örnek Tablolar), Sample Fields (Örnek Alanlar) değişir).

7- Sample Tables kutusundan istediğiniz örnek tabloyu seçin. Seçtiğiniz örnek tabloda  bulunan örnek alanlardan istediğiniz alan(lar)ı ortada bulunan Sample Fields kutusundan seçin. Farklı örnek tablolardan farklı alanlar seçebilirsiniz. Bu seçtiğiniz alan(lar) Fields in my table (Yeni tablodaki alanlar) kutusunda görünür.

Sample Fields kutusundan seçilen örnek alanı Fields in my table kutusuna ilave eder Sample Fields kutusundaki tüm örnek alanları Fields in my table kutusuna ilave eder Fields in my table kutusundan seçilen örnek alanı çıkarır Fields in my table kutusundaki tüm örnek alanları çıkarır

* İlave etmek / çıkarmak istediğiniz alanı çift tıklayarak da aynı işlemleri yapabilirsiniz.

8-

Rename Field... (Alanları Yeniden Adlandır..) : Yarattığınız yeni tabloda olmasını istediğiniz örnek alanlardan seçili olana yeni isim verilmesine olanak sağlar

9-

Next (İleri) düğmesini tıklayın.

*Tablo Sihirbazı'nı kullanırken Back (Geri) ile bir önceki adıma gidebilir, Cancel (İptal) ile herhangi bir değişiklik yapmadan sihirbazı terk edebilir ya da Finish (Son) düğmesi ile yaptığınız işlemler (seçilen örnek alanlar vb.) geçerli olacak şekilden sihirbazı sonlandırabilirsiniz.

10- Ekrana yeni bir iletişim kutusu gelir.

What do you want to name your table ? (Tablonuzun Adının Ne Olmasını İstiyorsunuz ?) alanına istenilen isim yazılır (ya da otomatik olarak yazan örnek tablo adı kullanılır).

11- Is your new table related to any other tables in your database? (Yeni Tablonuz Veritabanınızdaki Bir başka Tablo ile İlişkili mi?) sorusu ile karşılaşırsanız, tablonuzu ilişkilendirecek başka tablo yoksa Next düğmesini tıklayın (Relationships düğmesi ile ilişkinin olup olmadığını ya da ne tür bir tipte olduğunu belirleyebilirsiniz).

12- Yes, set a primary key for me (Evet Birincil Anahter Belirle) seçeneği seçili halde iken Next düğmesini tıklayın.

* Birincil anahtar, bir tablodaki her kaydı ayrı ayrı tanımlayan çok alandan oluşmaktadır.

13- Ekrana yeni bir iletişim kutusu gelir.

14- Enter data directly into the table (Doğrudan Tabloya Veri Girmek İstiyorum) seçeneğini seçin ve Finish düğmesini tıklayın. Yeni tablo, Datasheet View'da (Veri Sayfası Görünümü) açılır.

2.2 Basit Tablo Oluşturma

Örnek : Bir dersteki öğrencilere ait bilgileri içeren bir veritabanı içinde her öğrencinin adı-soyadı ve kendine ait bir öğrenci numarası bulunmalıdır

1- Yeni bir veritabanı dosyası yaratın.

2- Veritabanı iletişim kutusundan Tables sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Ekrana gelen New Table (Yeni Tablo) iletişim kutusundan Design View (Tasarım Görünümü) seçeneğini tıklayın.

5- Design View'da açılmış bir tablo oluşur.

6- Field Name (Alan Adı) sütunun ilk satırına Öğrenci No yazın ve Enter veya TAB (ya da SOL ok) tuşuna basarak diğer sütuna (Data Type = Veri Türü) geçin.

7- Bu hücreye ait menüyü açmak için aşağı yönlü ok görünümündeki düğmeyi seçin ve Text (Metin)seçeneğini atayın.

Text	alfabetik ya da alfanümerik veriler (maks. 255 karak.)
Memo	açıklama,not ve düşünceler (32.000 karak.)
Number	sayısal alanlar (alt / üst değeri Field Properties'de bulunan Field Size'da tanımlanan değere bağlıdır)
Date/Time	tarih ve saat (8 bytelık yer tutar)
Currency	borç, alacak, maaş vb. (8 bytelık yer tutar)
AutoNumber	otomatik veriler (Örn. Microsoft Access'in her öğrenciye özel bir kod vermesi sağlanır) (4 bytelık yer tutar)
Yes/No	küçük mü büyük mü?, kısa mı uzun mu? 8(1-2 bytelık yer tutar)
OLE Object	resim, ses kayıtları veya çizimler gibi nesneler için kullanılır
Hyperlink	metin ya da metin ve numara kombinasyonundan oluşmuş köprü (2048 karak.)
Lookup Wizard...	başka bir tablodaki  (ya da list box veya combo box kullanarak değerler listesinden) bir değeri seçilen alanda kullanabilme imkanı tanır (tipik olarak 4 bytelık yer tutar)

8- Bir sonraki sütuna (Description = Tanım) geçin ve Öğrenci İşleri tarafından verilen numara yazın.

9- Bir alttaki satıra geçerek sırasıyla Öğrenci Adı Soyadı, Metin ve Kimlik Bilgisi yazın

10- Menu Bar araç çubuğundaki File (Dosya) menüsünden Save komutunu seçin.

11- Tablonuza bir isim verin.

12- Kaydetmeden önce bir alanı Primary Key (Birincil Anahtar) olarak atamanız istenecektir (Primary Key : bir tablodaki her kaydı ayrı ayrı tanımlayan bir ya da daha çok alandan oluşur). Primary Key olarak atanan alan tanımlayıcı alan olarak kullanılır.  (Office Asistanının) Do you want to create a primary key now? (Şimdi birincil anahtar yaratmak istiyormusun?) sorusuna Yes (Evet) düğmesini tıklayarak cevap verin. Primary key atamak istediğiniz alanı seçin (Örn. Öğrenci No) ve Table Design araç çubuğu üzerindeki Primary Key (Birincil Anahtar) düğmesini tıklatın.

13- Table Design araç çubuğu üzerindeki Save (Kaydet) düğmesini tıklatın ve tablo ismini girin.

2.1 Özellikler

2.3.1 Alan Özellikleri (Field Properties)

1- Design View'da iken özelliği değiştirmek istediğiniz alanı seçin.

2- Ekranın sol alt kısmındaki kısımda istenilen özellikler ayarlanabilir / değiştirilebilir. Alan Özellikleri genel olarak Data Type'a bağlı olarak çeşitli farklılıklar gösterir. Herhangi bir özelliği tanımlarken F1 tuşu ile o alanla ilgili olarak ayrıntılı yardım alabilirsiniz.

Seçtiğiniz alanın Data Type'a göre, çeşitli özelliklerinin sağ kenarını tıkladığınızda, o noktaya üzerinde aşağı yönlü ok işareti olan bir düğme gelir ve bu düğmeyi tıklayarak uygun seçeneği tercih edebilirsiniz.

Bununla beraber, Input Mask, Default Value ve Validation Rule özelliklerinin ilgili kısımlarının bittiği yeri tıkladığınızda, o noktada üzerinde üç nokta olan bir düğme gelir ve bu düğmeye tıklayarak Input Mask iseniz, Mask Wizard'ı, Default Value veya Validation Rule'da iseniz Expression Builder'ı çalıştırabilirsiniz. Bunlar detaylı işlemleri kolaylıkla yapmanıza olanak tanırlar.

Field Size (Alan Boyutu)	veri uzunluğuna bir sınır getirilmesine yarar
Format (Biçim)	özel işaretler yardımı ile verinin görünüm biçimini değiştirir (![renk] renk değişikliği, ! verinin sola yaslanması, * verinin sağa yaslanması, < verinin küçük harflere dönüştürülmesi, > verinin büyük harflere dönüştürülmesi)
Input Mask (Giriş Maskesi)	seçili olan alanda veri girişi esnasında kullanıcıyı kısıtlar (Örn. L0L 0L0 için L harfi A'dan Z'ye herhangi bir harfi 0 ise 0'dan 9'a herhangi bir sayı anlamındadır)
Caption (Resim Yazısı)	sütun başlığı yazılır (bu kısım boş ise sütun başlığı olarak Field Name görünür)
Default Value (Varsayılan Değer)	seçili alana, kayıt girilirken buraya girilen değer kendiliğinden yazılır (Örn. Telefon Şehir Kodu ile ilgili alan için 0312 Default Value olarak verilebilir, kullanıcı isterse değişiklik de yapabilir)
Validation Rule (Geçerlilik Kuralı)	sayısal verinin belirli bir özellikte olması şartı ile veri girişi denetimi sağlanır. (Örn. > 1000)
Validation Text (Geçerlilik Metni)	Validation Rule belirlendiğinde, kullanıcının aykırı bir veri girişinde bulunduğu zaman karşılaşacağı hata mesajıdır ( Örn. Girilecek değer 1000 den büyük olmalıdır)
Required (Gerekli)	veri girme zorunluluğu olan alan için YES tersi durum için ise NO tanımlanır
Allow Zero Length (Sıfır Uzunluk İzni)	Data Type özelliği Text olan alanlarda sıfır uzunluklu metin girişine izin vermek için YES, tersi durum için ise NO tanımlanır
Indexed (Sıralı)	tablodaki kayıtların seçili alana göre sıralanmasını sağlar. Bunun için Yes (Duplicates OK) seçilirse indexlenmiş alana aynı veri birden fazla girilemez iken, Yes ( No Duplicates) seçilirse bu kısıt ortadan kalkar ve alan sadece indexlenmiş olur (Data Type özelliği Memo, Hyperlink ve OLE Object olan alanlar indexlenemez)

2.3.2 Tablo Özellikleri (Table Properties)

Menu Bar araç çubuğundaki View (Görünüm) menüsünden Properties (Özellikleri) komutu seçilir ve daha sonra ekrana Table Properties (Tablo Özellikleri) iletişim kutusu gelir.

Tablo geneline ait özellikler bu yolla belirlenebilir.

Validation Rule özelliklerinin ilgili kısımın bittiği yeri tıkladığınızda, o noktada üzerinde üç nokta olan bir düğme gelir ve bu düğmeye tıklayarak Expression Builder'ı çalıştırabilirsiniz.

Description	tablo ile ilgili tanımlayıcı bilgi girilmesine imkan verir
Validation Rule	sayısal verinin belirli bir özellikte olması şartı ile veri girişi denetimi sağlanır. (Örn. > 1000)
Validation Text	Validation Rule belirlendiğinde, kullanıcının aykırı bir veri girişinde bulunduğu zaman karşılaşacağı hata mesajıdır ( Örn. Girilecek değer 1000 den büyük olmalıdır)
Filter	süzgeç ile ekrana gelen bilgiler kısıtlanabilir.
Order By	Örn. Öğrenci Numarası DESC. ile tablonun açılır açılmaz kendiliğinden Öğrenci Numarası baz alınarak büyükten küçükğe sıralanması sağlanabilir

2.4 Satır Üzerinde İşlemler

2.4.1 Satır Yüksekliğini Değiştirme

1. yol : Herhangi bir satırın altındaki sınırın üzerine tıklayın, sonra sınırı farenin sol düğmesini basılı tutarak satırı istediğiniz yüksekliğe ulaşana kadar sürükleyin ve düğmeyi bırakın (Bir satırın yüksekliğini değiştirmek tablodaki tüm satırları etkiler).

2. yol :  Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Row Height.. (Satır Yüksekliği) komutunu tıklayın.

ya da

Bir satırın yüksekliğini değiştirmek tablodaki tüm satırları etkiler.

2.5 Sütun Üzerinde İşlemler

2.5.1 Sütun Genişliğini Değiştirme

1. yol : Genişliğini değiştirmek istediğiniz sütunun başlığının sağ tarafındaki sınırın üzerine tıklayın, sonra sınırı farenin sol düğmesini basılı tutarak sütun istediğiniz genişliğe ulaşana kadar sürükleyin ve düğmeyi bırakın

2. yol :  Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Column Width  komutunu tıklayın.

ya da

Column Width iletişim kutusundaki boşluğa istenilen değer girilir.

Genişliği en fazla metin içeren alana göre ayarlar.

1.5.2 Bir sütunu Taşıma

1- Taşımak istediğiniz sütunun başlığını seçin (Örnek: Field3).

2- Farenin işaretçisini seçimiş olduğunuz sütunun üzerine getirin ve farenin sol düğmesini basılı tutarak sütun başlığını sütunun bulunmasını istediğiniz yerin sağına sürükleyin.

3. Farenin sol düğmesini serbest bırakın.

1.5.3 Bir Sütunu Dondurma

1- Dondurmak istediğiniz sütunun başılığını seçin (Örnek: Field3).

2- Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Freeze Columns (Sütunları Dondur) komutunu tıklayın.

1.5.4 Bir Sütunu Çözme

1- Menubar araç çubuğundaki Format (Biçim) menüsünden Unfreeze All Columns (Tüm Sütunları r) komutunu tıklayın.

2.6 Index (İndeks)

2.6.1 Bileşik İndeks Oluşturma (Multiple-field Index)

1. Tablonuzu Design View'da açın.

2. Menu Bar araç çubuğundaki View (Görünüm) menüsünden Indexes (İndeksler) komutunu tıklayın (veya Table Design araç çubuğundaki Indexes (İndeksler) simgesini seçin).

ya da

3.

Tablo'da oluşturulmuş indeksler

Index Name (İndeks Adı) ile Field Name (Alan Adı) aynı olmak zorunda değildir. PrimaryKey (Birincil İndeks) olan indeksin adının da PrimaryKey olması gerekmemektedir (başında anahtar sembolü olan satır). Aksi belirtilmediği sürece PrimaryKey aktif durumdaki indeks olup herhangi bir field PrimaryKey olarak indeks oluşturmada kullanılabilir. Sort Order sütununda alanın nasıl sıralanacağı belirtilir (Ascending ile artan ve Descending ile azalan yönde sıralama uygulanabilir). Birincil İndeks olan satırın hemen altındaki satırın Index Name'i boş ise bu iki index birarada bir Bileşik İndex oluştururlar.

Bu örnekte tek bir indeks Birincil İndex aktif ve tek bir alandan (ProjeNo) oluşuyor

Bu örnekte ise ProjeNo ve ProjeAdı adlı iki alan ikisi birarada bileşik indeksi oluşturuyor (kayıtlar önce ProjeNo'suna göre artan/küçükten büyüğe ve daha sonra da ProjeAdı artan/küçükten büyüğe sıralanır).

2.6.2 İndeks Özellikleri (Index Properties)

Primary : Yes, seçili indeksin birincil indeks olduğunu belirler Unique : Yes, seçili alana aynı veri birden fazla (tekrar) girilemeyeceğini belirtir.  Primary : Yes ise Unique : No olamaz Ignore Nulls : Yes, seçili alanın boş bırakılamayacağını (mutlaka veri girişi yapılmalıdır) belirtir.

2.7 Tablolar Arasındaki  İlişki Kavramı

Veritabanı yönetiminde yeni bir tabloyu var olan tablolara bağlamak ve aralarındaki ilişkileri düzenlemek en önemli noktalardan birisidir. Bir veritabanı birden çok veri tablosu içerebilir. Her tablodaki birincil anahtar (primary key) belirlendikten sonra, tablolar arasında ilişki kurulabilir. Access ile üç tür ilişki yaratılabilir ( one to one-birden bire, one to many-birden çoğa ve many to many-çoktan çoğa). Yaygın olarak kullanılan "birden çoğa" ilişkisinde ilk tablodaki (birincil tablo) her kayıt (record) ikinci tablodaki (ilişkili tablo) bir ya da birden çok kayıtla ilişkilendirilmiştir.

İlişki alanlarının ilişkili oldukları birincil anahtar alanları ile aynı adı taşımaları gerekmemektedir (fakat ilişkili alanlarda eşleşen veriler bulunmalıdır). İlişkili alanlar iki istisna haricinde aynı veri türüne sahip olmalıdır; Birinci istisna, AutoNumber (Otomatik Sayı) alanı (field) ile FieldSize (Alan Boyutu) özelliği Long Integer'a (Uzun Tamsayı) ayarlı olan Number (Sayı) alanını eşletirebilirsiniz. Diğer istisna ise, eğer her iki alanın da FieldSize (Alan Boyutu) özelliği Replication ID'ye ayarlı ise Otomatik Sayı alanı ile Sayı alanı eşleştirilebilir. Arama alanı ya da Relationships (İlişkiler) penceresi kullanılarak ilişkiler yaratılabilir.

Tablolar ilk kez yaratılırken Table Wizard (Tablo Sihirbazı) kullanıcıya tablo ilişkilerini tanımlama olanağını verir. Database (Veritabanı) iletişim kutusunda iken ya da Design View'da (Tasarım Görünümü) ilişkiler tanımlanabilir.

SORU : Access'te istenilen sayıdaki tablo arasında ilişki kurulabilir mi ?

2.8 İlişkiler

İki tablo arasında doğrudan bir bağlantı bulunmuyorsa, birincil anahtar (primary key) birden çok alana bağlı ise veya bilgi tutarlılığı gerekli ise İlişkiler penceresinin kullanılması gerekir.

Bu pencerede bir ilişki yaratma işleminden önce, tabloda eşleşen alanlar belirlenmelidir. Birincil tablodaki birincil anahtar alanı ile ilişkili tablodaki eşleşen alan (foreign key (yabancı anahtar) olarak da adlandırılır) arasında bir ilişki kurulur. 

2.8.1 Tablo İlişkilerini Tanımlama

1- İstediğiniz veritabanı dosyasını açın.

2- Database iletişim kutusunda iken Database araç çubuğu üzerindeki Relationships (İlişkiler) simgesini tıklayın ya da Menu Bar araç çubuğundaki Insert (Ekle) menüsünden Relationships... komutunu seçin.

3- Tablolar arasında önceden kurulmuş ilişkiler varsa bunları ekrana gelen Relationships penceresinde görebilirsiniz.

4- Relationships penceresine yeni bir tablo eklemek için Relationship araç çubuğundaki Show Table (Tabloyu Göster) simgesini tıklayın.

5- Show Table iletişim kutusundaki 3 sekmeden birisi olan Tables sekmesini seçin. Eklemek istediğiniz tablo veya tabloları seçerek (SHIFT tuşu basılı iken yanyana olanlar, CTRL tuşu basılı iken ise yanyana olmayanlar seçilebilir) Add düğmesini tıklayın. Seçim işlemi bitince Close düğmesi ile iletişim kutusunu kapatın. Relationship penceresinde ilişkili iki tablo arasındaki çizginin uçlarındaki 1 ve sonsuz işaretleri ilişki türünü göstermektedir (Örn. bir ucunda 1, diğer ucunda sonsuz işareti varsa bu birden çoğa şeklinde bir ilişkinin sözkonusu olduğunu gösterir).

6- Birincil tablodaki ortak alanı tıklayıp ilişkili tablodaki ortak alana farenizin sol düğmesi basılı halde iken hareket ettirin (sürükleyin). Farenizin düğmesini serbest bıraktığınızda, iki tablo arasında bir ilişki olduğunu gösteren bir çizgi oluşur. Bununla beraber yaratılan ilişkiyi korumanızı ya da değiştirmenize yardımcı olacak Relationships iletişim kutusu da ekrana gelir.

Enforce Referential Integrity	bilgi tutarlığı özelliği aktif olur. Bilgi tutarlılığı, ilişkili tablolarda kayıtlar arasındaki ilişkilerin geçerli olmasını sağlayan ve ilişkili verilerin bir yanlışlık sonucu silinmesini ya da değiştirilmesini önleyen bir kurallar sistemidir
Cascade Update Related Fields	ana tabloda birincil anahtar değerini her değiştirdiğinizde, ilgili değerlerin otomatik olarak güncelleştirilmesi için Enforce Referential Integrity ve Cascade Update Related Fields kutucuklarının seçili olması gerekir
Cascade Delete Related Records	ana tabloda bir kayıt sildiğinizde ilişkili tablodaki ilişkili kayıtların otomatik olarak silinmesi için Enforce Referential Integrity ve Cascade Delete Related kutucuklarının seçili olması gerekir
Relationship Type	tanımlı ilişki türlerini görüntüler
Create	değişiklikleri kaydeder ve iletişim kutusunu kapatır
Join Type...	ilişkili tabloları temel alan sorgular (queries) yaratırken kullanmak istediğiniz (varsayılan) birleştirme türünü seçmenize olanak verir

SORU : Sadece belirli tablo ilişkilerini görmek için ne yapılmalıdır ?

2.8.2 Bir Tablo İlişkisini Silme / Yeniden Düzenleme

Herhangi iki tablo arasındaki ilişkiyi kaldırmak için aralarındaki çizgi seçilir (çizginin görünümü kalınlaşır) ve farenin sağ düğmesi tıklanır, ekrana gelen seçeneklerden Delete (Sil) komutu seçilir ya da Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzenle) menüsünden Delete (Sil) komutu seçilir.

Eğer ilişki kaldırılmak istenmiyor sadece yeniden düzenlenmek isteniyorsa farenin sağ düğmesinin tıklanması ile ekrana gelen seçeneklerden Edit Relationship...(İlişkileri düzenle) komutu seçilir veya Menu Bar araç çubuğundaki Relationships menüsünden Edit Relationship... (İlişkileri Düzenle) komutu seçilir.

2.9 Kayıtlar

2.9.1 Belirli Bir Kayıt Bilgisine Gitme

Herhangi bir tabloda belirli bir kayda (record) gitmek için Datasheet View'da iken pencerenin alt kısmında bulunan gezinti araçları kulanılabilir.

	tablodaki ilk kayda gider
	tablodaki bir önceki kayda gider
	kullanıcının bulunduğu kaydın numarasını gösterir. Kutuya girilen kayıt numarası ile de ilgili kayda gidilebilir
	tablodaki bir sonraki kayda gider
	tablodaki son kayda gider
	yeni kayıt girebilmek için tablonun sonuna gider
	oplam kayıt sayısını gösterir

Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan  Go To komutundaki seçenekler de kullanılabilir.

2.9.2 Yeni Bir Kayıt Oluşturma

Yukarıda bahsedilen gezinti araçlarında bulunan New Record (Yeni Kayıt) simgesi veya Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan   Go To komutundaki New Record seçeneği ile yeni bir kayıt oluşturulabilir.

Ayrıca bir kaydın tümü kayıt seçici  (kaydın sol başında bulunan simge) ile seçildikten sonra farenin sağ düğmesi tıklanıp ekrana gelen seçeneklerden New Record da yeni bir kayıt yaratma olanağı verir.

Aşağıdaki simgeler belirli durumları göstermek üzere kayıt seçici üzerinde görünür :

	kayıt göründüğü gibi kaydedilmiştir (geçerli kayıt)
	içine bilgi girilebilecek yeni kayıt
	düzenlenmekte olan ve henüz kaydedilmemiş kayıt
	başka bir kullanıcı tarafından kilitlendiği için düzenleme imkanı olmayan kayıt

2.9.3 Bir Kaydı Silme

Bir kaydın tümü kayıt seçici (kaydın sol başında bulunan simge) ile seçildikten sonra farenin sağ düğmesi tıklanıp ekrana gelen seçeneklerden Delete Record (Kayıt Sil) seçilir veya Menu Bar araç çubuğundaki Edit (Düzen) menüsünde bulunan  Delete Record komutu seçilir.

3. Form

3.1 Form Sihirbazı (Form Wizard) ile Bir Form Oluşturma

Form konusu açıklanırken Acces'in örnek veritabanlarından Northwind veritabanı ile çalışılacaktır.

1- Acces'i açın ve Northwind.mdb dosyasını aktif hale getirin.

2- Ekrana gelen Northwind : Database (Veritabanı) penceresindeki Forms (Formlar) sekmesini seçin ve New düğmesini tıklayın.

3- New Form (Yeni Form) iletişim kutusunun alt bölümden formunuzda kullanmak istediğiniz tabloyu (veya sorguyu) seçin (örnek olarak Customers tablosunu seçin) ve Form Wizard'ı tıklayın.

Design View	sihirbaz kullanmadan bir form yaratır
Form Wizard	sihirbaz seçili alanlara dayanarak otomatik olarak formu yaratır
AutoForm: Columnar	sihirbaz kullanılarak yaratılan bir formda, kayıttaki veri dikey olarak gösterilir (her kayıt için verinin her alanı tek bir satırda görüntülenir)
AutoForm: Tabular	sihirbaz kullanılarak yaratılan bir formda, kayıttaki veri yatay olarak gösterilir (her kayıt için verinin her alanı bir sütunda görüntülenir)
AutoForm: Datasheet	sihirbaz kullanılarak yaratılan formda kayıtlar Datasheet (Veri Sayfası) görünümünde görüntülenir.
Chart Wizard	sihirbaz grafiği olan bir form yaratır
PivotTable Wizard	sihirbaz Excel PivotTable'ı (Özet Tablo) olan bir form yaratır

4- Ekrana gelen birinci Form Wizard iletişim kutusundaki Available Fields (Kullanılabilir Alanlar) bölümünden formunuzda kullanmak istediğiniz alanları seçin. Seçilmiş olan alanlar Selected Fields (Seçili Alanlar) bölümünde görünür.   

Customers tablosundan CompanyName, Address, City, Phone alanlarını seçin ve Next Düğmesini tıklayın.

5- Bilginin form üzerindeki görünümünü belirleyin (Columnar'ı seçin) (Columnar=Sütun, Tabular=Tablo, Datasheet=Veri Sayfası, Justified =İki Yana Yaslı) ve Next düğmesini tıklayın. İletişim kutusunun önizleme alanında tercih etmiş olduğunuz seçeneğin önizlemesini görebilirsiniz.

6-  Ekrana gelen üçüncü Form Wizard iletişim kutusundan form biçemi tercihinizi yapın, (International'ı seçin) ve Next düğmesini tıklayın. İletişim kutusunun önizleme alanında tercih etmiş olduğunuz seçeneğin önizlemesini görebilirsiniz.

7- Ekrana gelen son Form Wizard iletişim kutusunda formunuza bir isim verin. Yaratmış olduğunuz formu Design görünümünde görüntülemek mi, yoksa  açmak mı istediğinizi belirtip Finish düğmesini tıklayın.

Microsoft Access 97

3. Form

3.2 Formları Özelleştirme

Microsoft Access'in Form Sihirbazı ile oluşturduğu formun farklı bir biçime sahip olmasını ve farklı çalışmasını sağlayabilirsiniz yani genel anlamda formunuzu özelleştirebilirsiniz. Form konusu açıklanırken Acces'in örnek veritabanlarından Northwind veritabanı ile çalışılacaktır.

1- Acces'i açın ve Northwind.mdb dosyasını aktif hale getirin.

2- Ekrana gelen Northwind : Database (Veritabanı) penceresindeki Forms (Formlar) sekmesini seçin ve Form Sihirbazı kullanarak yarattığınız Customer Info adlı formu seçin ve Open düğmesini tıklayın.

3- Design (Tasarım) görünümüne geçmek için Form View araç çubuğundaki View (Görünüm) simgesini tıklayın.

Tasarım görünümünde, form penceresi üç bölüme ayrılmıştır:

- Form Header (Form Üstbilgisi); formun en üstünde belirmesini istediğiniz bir başlık vb. bilgileri kapsar.

- Detail (Ayrıntı); yeni forma bilgi girebileceğiniz beyaz kutuları (denetimleri) ve forma eklemek üzere seçtiğiniz her alan için gri kutuları (etiketleri) görüntüler (belirtilen renkler varsayılan renkler olup, kullanıcı istediği bölümlerin renklerini değiştirebilir).

- Form Footer (Form Altbilgisi); Form Header ile aynı işleve sahiptir.

Çok sayfalı formlarda, formun her sayfasında görünmesini istediğinmiz bilgileri tutabilecek Page Header (Sayfa Üstbilgisi) ve Page Footer (Saye Altbilgisi) adlı iki bölüm daha bulunmaktadır.

3.2.1 Denetimleri ve Etiketleri Taşıma / Boyutlandırma

1- Detail (Ayrıntı) bölümünde (I. Durum), fare işaretçisini, etkin alanın sağ kenarına götürün (işaretçi iki yönde okları olan bir çubuğa dönüşür). Farenizin sol düğmesini basılı tutup sağa sürükleyin, etkin alan form penceresini tam doldurduğunda farenizin düğmesini bırakın (II. Durum).

I. Durum	II. Durum

2- City denetimini tıklayın (denetimin kenarında, kulp adı verilen küçük kareler ortaya çıkar).

3- Bir denetimi ve etiketini form üzerinde, birbirlerine göre konumlarını koruyarak taşımak için, denetimi seçin kenarlığını işaret edin ve ortaya çıkan siyah açık eli istediğiniz yere (örn. Address etiket ve denetiminin sağ yanına) sürükleyin.

Bir denetimi etiketinden bağımsız olarak taşımak için denetimi seçerek sol üst köşesindeki kulpu işaret edin ve ortaya çıkan işaret eden siyah eli sürükleyin (benzer biçimde, bir etiketi bağımsız olarak taşımak için etiketi seçin ve işaret eden siyah eli sürükleyin).

4- Bir denetimin (veya etiketin) boyutlarını değiştirmek için denetimi fare ile seçtikten sonra ortaya çıkan kulplardan istediğinizi işaret edin ve ortaya çıkan siyak oku sürükleyin.  

3.2.2 Denetimleri Silme ve Ekleme

1- Phone denetimini seçin ve klavyenizin üzerindeki Delete tuşuna basın. Microsoft Access, denetimi ve etiketini formdan siler.

2- Form Design araç çubuğu üzerindeki Field List (Alan Listesi) simgesini tıklayın. Ekrana gelen alan listesinde Phone'u tıklayıp alanı önceki yerine sürükleyin.

3- Field List kutusunu kapatın.

Microsoft Access 97

3. Form

3.2 Formları Özelleştirme

3.2.3 Denetim Sihirbazı'nı (Control Wizard) Kullanma

Kullanıcıya veri girerken aralarından seçim yapabileceği bir seçenek sunmak istiyorsanız Combo Box (Birleşik Kutu) veya List Box (Liste Kutusu) denetimini yaratabilirsiniz. Örneğin aynı ülke içindeki müşterilerin sadece Region (Bölge) belirlerlemelerini, farklı ülkelerdeki müşterilerin ise Country (Ülke) belirlemelerini isteyebilirsiniz.

1- Formu Design görünümüne getirin.

2- Form Design araç çubuğu üzerindeki Toolbox (Araç Kutusu) simgesini tıklayın. Ekrana Toolbox araç çubuğu gelir.

Combo Box

Control Wizards List Box

3- Seçilmemişse Toolbox araç çubuğu üzerindeki Contol Wizards simgesini tıklayın.

4- Toolbox araç çubuğu üzerindeki Combo Box ya da List Box simgelerinden birisini tıklayın. (Örn. Combox Box'ı tıklayın.)

5- Form penceresi üzerinde denetimin görünmesini istediğiniz yerde fareyi tıklayın ve bir dikdörtgen çizmek için sürükleme yapın. Farenizin düğmesini bıraktığınızda, ekrana Combo Box Wizard iletişim kutusu gelir. Denetimin değerlerini nasıl almasını istediğinizi belirleyin ve Next düğmesine basın. (örn. ilk seçeneği seçerek, denetimin değerlerini tablo ya da sorgudan almasını sağlayın).

6- Ekrana gelen ikinci Combo Box Wizard iletişim kutusundan Combo Box'ta görüntülenmesini istediğiniz değerleri içeren tablo ya da sorguyu seçin ve Next düğmesine basın (örn. Customers tablosunu seçin).

7- Ekrana gelen üçüncü Combo Box Wizard iletişim kutusundan Combo Box'ta görüntülenmesini istediğiniz değerleri içeren alanları seçin ve Next düğmesine basın (örn. Region ve Country alanlarını seçin).

8- Ekrana gelen dördüncü Combo Box Wizard iletişim kutusunda Combo Box'taki sütunların genişliğini belirleyin ve Next düğmesine basın.

9- Ekrana gelen beşinci Combo Box Wizard iletişim kutusunda kullanıcının alana girdiği değerleri Access'in depolamasını isteyip istemediğinizi belirleyin ve Next düğmesine basın (örn. ilk seçeneği seçerek değerlerin gelecekte kullanım için Access tarafından hatırlanmasını sağlayın).

10- Ekrana gelen son Combo Box Wizard iletişim kutusunda yarattığınız yeni denetim için bir etiket girin ve Finish düğmesine basın (örn. etiket ismi olarak Region / Country yazın).

Yaratmış olduğunuz denetimi List Box ile değiştirmek isterseniz denetim fare ile seçili halde iken  Menu Bar araç çubuğu üzerindeki Format menüsündeki Change To komutunun altındaki List Box komutunu seçin (veya doğrudan denetimin üzerinde iken farenizin sağ tuşunu tıklayıp karşınıza gelen menüden yararlanabilirsiniz). (View görünümüne geçip denetim kutusundaki tüm olası seçenekleri görebilirsiniz).

11- Uygulamanızı kaydedin.

Microsoft Access 97

4. Sorgu

4.1 Sorgu Sihirbazı (Query Wizard) ile Yeni Bir Sorgu Oluşturma

1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Veritabanı iletişim kutusundan Query sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Ekrana gelen New Query (Yeni Sorgu) iletişim kutusundan yapmak istediğiniz sorguya yönelik bir sihirbaz seçeneğini ve OK'i tıklayın (Örnek : Simple Query Wizard).

5- Simple Query Wizard (Basit Sorgu Sihirbazı) iletişim kutusu ekrana gelir.

Tablo(lar) ya da sorgu(lar)dan sorgulama işleminiz için kullanmak istediğiniz alanları seçin. 

(Örnek :  Table / Queries listesinden Tabl: Employees tablosunu seçin. Available Fields (Kullanılabilir Alanlar) listesinden EmployeeID, LastName, FirstName, City, PostalCode ve HomePhone alanlarını alan seçme düğmesi ya da farenizin çift tıklama hareketi ile Selected Fields (Seçili Alanlar) listesine koyabilirsiniz). İşleminizi bitirdikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

6- What title do you want for your query ? (Sorgunuzun Başlığının Ne Olmasını İstiyorsunuz ? ) alanına istenilen isim yazılır (ya da otomatik olarak yazan örnek tablo adı kullanılır).

Sorgunuzun sonuçlarını görmek için Open the query to view information onay kutusunu veya sorgunuzu Design görünümünde görmek için Modify the query design onay kutusunu seçin. Bu işlemden sonra FINISH düğmesini tıklayın.

Microsoft Access 97

4. Sorgu

4.2 Bir Sorgudaki Alanlarda Düzenleme

1- Design (Tasarım) görünümünü seçin.

2- Sorgu tasarım kılavuzundaki sütunda yer alan bir sonraki alanı ilave etmek için üst bölümdeki alan listesinden istediğiniz bir alanı çift tıklayarak seçin (eklemek istediğiniz alanı sürükleme işlemi ile de istediğiniz sütuna taşıyabilirsiniz).

Örnek : Address alanının sürüklenerek FirstName ve City alanlarının arasına ilave edilmesi.

Başka bir tablodan alan eklemek isterseniz eğer, Query Design araç çubuğu üzerindeki Show Table (Tablo Göster) simgesini tıklayın. Ekrana Show Table iletişim kutusu gelir.

Buradaki Tables sekmesinden sorgunuza ilave etmek isteğiniz alanların bulunduğu tabloyu seçin ve Add düğmesini tıklayın (Örnek : Customers tablosunun seçilmesi). Bu işlemden sonra Close düğmesine basın. 2 Adım'da gösterildiği şekilde istediğiniz alanları sorgu tasarım kılavuzuna ekleyebilirsiniz.

3- Alan silmek için ise silmek istediğiniz alana ait sütun seçicisini seçin (Alan adının bulunduğu hücrenin üzerindeki ince gri renkli kısım) ve daha sonra klavyenizin üzerindeki DELETE tuşuna basın.

Örnek : City alanının silinmesi.

Show onay kutusu temizlenerek, onay kutusunun bağlı olduğu alan sorgu sonucundan gizlenmiş olur.

SORU : Tasarım kılavuzundan bir tablo nasıl kaldırılır ?

Query Design araç çubuğu üzerindeki View simgesinin aşağı yönlü okunu tıklayıp, Datasheet View seçeneğini seçerek sorgunuzun sonuçlarını görebilirsiniz. Tekrar Design View'a geçmek için bu kez aynı simgenin aşağı yönlü okunu tıklayıp, Design View seçeneğini seçin.

Microsoft Access 97

4. Sorgu

4.3 Sorguda Seçim Ölçütlerinden Yararlanma

1- Sorgunuzu Design View'da (Tasarım Görünümü) görüntüleyin.

2- Seçim ölçütü kullanmak isteğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayın (Örnek : LastName alanı).

3- Yazacağınız ölçek bir metin ise, tırnak içinde olmalıdır. Metni girip TAB veya Enter tuşuna basarsanız Access 97 metni otomatik olarak tırnak içine alır. OR (ya da) koşulunu kullanmak isterseniz, ilk ölçütü kullanacağınız alanın Criteria kutusuna, diğer ölçütü ise or kutusuna yazın (her ek OR ölçütü ayrı bir or kutusuna yazılmalıdır).

Örnek : Sadece soyadı Fuller ya da Davolio ya da King olan işçilerin kayıtlarını görmek istiyorsanız :

AND (ve) koşulunu kullanmak isterseniz, ilk ölçütü, kullanacağınız ilk alanın Criteria kutusuna diğer ölçütü ise kullanacağınız bir sonraki alanın Criteria kutusuna yazın (her ek AND ölçütü ayrı bir alanın  Criteria kutusuna yazılmalıdır).

Örnek : Londra'nın belirli bir bölgesinde oturan işçiler (Londra'da oturan ve Posta Kodu : 98122 olanlar) ile ilgili kayıtları görmek istiyorsanız  :

Bir Parametre sorgusu yaratıp, Access'in sizi uyararak bir ölçüt bilgisi istemesini sağlayabilirsiniz.

Ölçütü uygulamak istediğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayıp, Access'in size sormasını istediğiniz metni (köşeli ayraç içine) yazın. Query Design araç çubuğu üzerindeki Run simgesini tıklayın, ölçüt bilgisini girin ve OK düğmesini tıklayın. Bu ölçüt doğrultusunda ilgili kayıtlar ekrana gelir.

Örnek :

Bir karşılaştırma ifadesi veya mantıksal ifade kullanmak (ya da bir alan üzerinde matematiksel işlem yapmak) isterseniz, (seçim ölçütü kullanmak istediğiniz alanın Criteria kutusunu tıklayıp) Query Design araç çubuğu üzerindeki Build simgesine basıp, ekrana gelen Expression Builder iletişim kutusundan yararlanabilirsiniz.

Bu iletişim kutusunda üzerinde çalıştığınız sorgunun alanları başta olmak üzere tüm tablo, sorgu, form ve raporların alanlarına hızlı bir şekilde erişmenizi sağlayacak klasörler bulunmaktadır. Bununla beraber Operators klasörü ile de işleç kategorilerine (Aritmetik, Karşılaştırma, Mantıksal) ve işleçlere ulaşabilirsiniz (bu işleçlerden bir kısmına (+ - / * And Or Not Like) iletişim kutusundaki simgelerini tıklayarak da erişebilirsiniz).

Örnek :

Londra dışında oturan (mantıksal ifade kullanımı) ve 25 yaşından küçük (karşılaştırma ifadesi kullanımı) çalışanlarınız ile ligli kayıt bilgilerini görmek istiyorsanız :

I.	II.	III.

IV.	V.

* Expression Builder'da yaptığınız işleme bağlı olarak değer girişi yerine istediğiniz alan(lar)ı da (klasörlerden yararlanarak) girebilirsiniz.

* Matematiksel işleçleri kullanarak da belirli alanlardaki değerleri yeniden hesaplayabilirsiniz.

4.4 Sorgu Uygulamaları

4.4.1 Sorgularla Yeni Bir Tablo Yaratma

Uyguladığınız sorgu sonucundaki kayıtları tutacak yeni bir tablo oloşturabilirsiniz.

Örnek :

Tablo Adı	Course	Section
Alan Adı	CourseName	SectionId
	CourseNumber	CourseNumber
	Credits	Semester
	Department	Year
		Instructor

Course ve Section adlı iki tablo birbirleriyle ilişkilendirilmiş durumdadır (*CourseNumber her ikisinde de ortak).

Ders adlarını (CourseName), kredi sayılarını (Credits), dersleri veren öğretim görevlilerinin adlarını (Instructor) ve derslerin verildikleri dönemi (Semester) içerisinde bulunduran yeni bir tablo yaratılmak isteniyor.

1- Sorgunuzu Design View'da (Tasarım Görünümü) görüntüleyin.

2- Query Design araç çubuğu üzerindeki Query Type (Sorgu Türü) simgesini tıklayıp, Make-Table Query... seçeneğini seçin.

3- Ekrana gelen Make Table iletişim kutusundaki Table Name: kısmına oluşturmak istediğiniz dosyanın adını yazın. Açık olan veritabanına kaydetmek için Current Database seçeneğini, ya da başka bir veritabanına kaydetmek için Another Database seçeğini tıklayın (File Name: adlı bölüme gerekiyorsa bu veritabanın bulunduğu yolu yazın). İşleminizi bitirdikten sonra OK düğmesini tılayın.

4- Yeni tablonuzda olmasını istediğiniz alanları belirleyin (ölçütler de kullanabilirsiniz).

5- Query Design araç çubuğu üzerindeki Run simgesini tıklayın. Seçmiş olduğunuz alanlara sahip yeni tabloyu yaratmayı onaylamak için ekrana gelen mesaj kutusundaki Yes düğmesine basın.

4.5 Çapraz Sorgu Sihirbazı

Bu tip sorgular ile elektronik tablolardaki özet tablolara benzer biçimde sayısal değerler içeren verileri bir kılavuz şeklinde ekrana getirebilirsiniz.

Örnek :

Tablo Adı	Course
Alan Adı	CourseName
	CourseNumber
	Credits
	Department

Ders adları (CourseName) ve derslerin bağlı bulunduğu bölümlere (Department) göre ders kredisi dağılımını (Credits) gösterecek bir çapraz sorgu hazırlanması isteniyor.

1- Veritabanı iletişim kutusundan Query sekmesini seçin.

2- New düğmesini tıklayın.

3- Ekrana gelen New Query (Yeni Sorgu) iletişim kutusundan Crosstab Query Wizard seçeneğini ve OK'i tıklayın.

4- Ekrana gelen ilk iletişim kutusunda alanlarını kullanmak istediğiniz tablo ya da sorguyu seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

5- Bir sonraki adımda sorguda satırları oluşturacak alan(lar)ı seçin (maksimum 3 alan seçilebilir). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

6- Ekrana gelen iletişim kutusunda sorgudaki sütunları oluşturacak alanı seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

7- Bir sonraki adımda kesişme noktasında (satır -sütun) kullanılacak alanı ve hesaplamada kullanılacak işlevi (fonksiyonu) seçin. Yes, include row sums onay kutusunu seçerseniz her satırın toplamını da görebilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

8- Ekrana gelen son adımda çapraz sorgunuza bir ad verin. Sorgunuzun sonuçlarını görmek için  View the query onay kutusunu veya sorgunuzu Design görünümünde görmek için Modify the design onay kutusunu seçin. Bu işlemden sonra Finish düğmesini tıklayın.

5. Rapor

5.1 Rapor Sihirbazı

1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Veritabanı iletişim kutusundan Reports sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Ekrana gelen New Report (Yeni Rapor) iletişim kutusundan kullanmak istediğiniz rapora yönelik bir sihirbaz seçeneğini ve OK'i tıklayın (Örnek : Report Wizard).

4- Ekrana gelen ilk iletişim kutusunda alanlarını kullanmak istediğiniz tablo ya da sorguyu seçin. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

5- Rapor alanlarını gruplandırmak için önce istediğiniz alanı seçip > düğmesini tıklayın (en fazla 10 alan seçebilirsiniz). Access ilk gruplandırmayı ilk kullanılan alana göre yapar. Öncelik sırasını değiştirmek için Priority oklarını kullanabilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

Örnek : Sırasıyla CategoryName, CategoryID alanları seçilerek kullanmış ve aşağıdaki önizleme elde edilmiştir. Gruplandırma önce CateryName, ardından da CategoryID alanına göre yapılacaktır.

Priority (Öncelik) yukarı yönlü oku kullanılmış ve gruplandırma düzeyinde değiştirilmiştir. Bu durumda gruplandırma önce CategoryId, ardından da CategoryName alanına göre yapılacaktır.

6- Gruplarda kayıtların bulunacağı sırayı ve sıralama düzenini (azalan veya artan) belirleyebilirsiniz. Kayıtları en fazla dört alana kadar sıraya koyabilirsiniz. İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

Summary Options tuşunu kullanarak özet bilgi isteyebilir ve ilgili hesaplamaların yapılma şekline (ortalama hesap, en düşük değer, en yüksek değer) karar verebilirsiniz.

7- Ekrana gelen bir sonraki adımda raporunuzun yerleşim (Layout) ve yönlendirme (Orientation) özelliklerine karar verebilirsiniz (tercihlerinizi soldaki önizleme bölümünde görebilirsiniz). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

8- Ekrana gelen sonraki adımda raporunuzun biçemini (style) değişik alternatifler arasından seçebilirsiniz (tercihlerinizi soldaki önizleme bölümünde görebilirsiniz). İşleminiz bittikten sonra NEXT düğmesini tıklayın.

9-  Son adımda raporunuzun adını belirleyin (Acces'in otomatik olarak verdiği adı da kullanabilirsiniz). Raporu önizleme kipinde görüntülemeyi istiyorsanız Preview the report seçeneğini seçin. Design görünümününde rapor üzerinde düzenleme yapmak isterseniz de Modify the report's design seçeneğini seçebilirsiniz. Bu işlemden sonra Finish düğmesini tıklayın.

Önizleme kipinde, raporunuz aşağıdaki görüntüye benzer bir görünüme sahip olacaktır.

Var olan biçemi yeni bir biçem ile değiştirmek için design görünümünde tüm raporu seçin (yatay ve dikey cetvellerin kesiştiği yerdeki küçük kutuyu tıklayın) ve Report Design araç çubuğundaki AutoFormat simgesini kullanın böylece raporunuzun biçemini otomatik olarak değiştirebilirsiniz (8.adım).

5.2 Raporları Özelleştirme

Rapor tasarımında değişiklikler yaparken yararlanılabilecek teknikler form tasarımını değiştirmek için kullanılanlara (taşıma, boyutlandırma vb.) benzemektedir (Bkz. 3.2 Formları Özelleştirme). Bu duruma bağlı olarak bu bölümde sadece genel görünüm üzerinde durulacaktır.

Raporda bulunan bölümler : Report Header (Rapor Üstbilgisi) : Başlık, tarih ve raporunuzun tanıtımı vb. bilgileri rapor sayfasının başına yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Page Header (Sayfa Üstbilgisi) : Sütun başlıkları, tarih ve sayfa numası gibi bilgileri her rapor sayfasının başına yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Group Header (Grup Üstbilgisi) : Grup adı veya grup toplamı vb. bilgileri kayıt grubunun başlangıcına yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Grup üstbilgisi yaratmak için, Menubar araç çubuğu üzerindeki View (Görünüm) menusünden Sorting and Grouping (Sıralama ve Gruplandırma) komunutu tıklayın, bir alan veya deyim seçin ve Group Header (Grup Üstbilgisi) özelliğini Yes (Evet) olarak ayarlayın. Detail (Ayrıntı) : Raporun ana gövdesi için ayrıntı bölümü kullanılır. Group Footer (Grup Altbilgisi) : Grup adı veya grup toplamı vb. bilgileri kayıt grubunun sonuna yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Grup üstbilgisi yaratmak için, Menubar araç çubuğu üzerindeki View (Görünüm) menusünden Sorting and Grouping (Sıralama ve Gruplandırma) komunutu tıklayın, bir alan veya deyim seçin ve Group Footer (Grup Altbilgisi) özelliğini Yes (Evet) olarak ayarlayın. Page Footer (Sayfa Altbilgisi) : Sayfa özetleri, tarh ve sayfa numarası vb. bilgileri her rapor sayfasının altında yerleştirmek için kullanılan kısımdır. Report Footer (Rapor Altbilgisi) : Başlık, tarih ve raporunuzun tanıtımı vb. bilgileri rapor sayfasının sonuna yerleştirmek için kullanılan kısımdır.

Yukarıdaki raporun önizlemesinin bir kesiti aşağıda görülmektedir;

Raporun bölümleri ya da sütunları arasındaki aralığı form özelleştirmede olduğu gibi farenizi kullanarak kolaylıkla yapabilirsiniz. Aynı şekilde sütun boyutlarını da değiştirebilirsiniz.

5.2.1 Üstbilgi veya Altbilgiye Bilgi Ekleme

1- İstediğiniz Üstbilgi ya da Altbilgi bölümünde bir metin kutusu (Text Box) denetimi oluşturun ve seçin.

2- Report Design araç çubuğu üzerindeki Build simgesini tıklayın. Choose Builder iletişim kutusundan Expression Builder'ı seçin

3- Expression Builder iletişim kutusundaki Common Expression klasöründe bulunan istediğiniz açıklamayı çift tıklayın. İşleminiz bittikten sonra OK düğmesine basın.

5.2.2 Rapordaki Değerleri Biçimlendirme

Raporunuz içinde bulunan herhangi bir alanın özelliklerini değiştirebilirsiniz (örneğin, sayısal bir değerin tamsayı yerine ondalık olarak raporda görünmesini sağlayabilirsiniz).

1- Design görünümünde iken, özelliğini değiştirmek istediğiniz alanı seçin.

2- Farenizin sağ tuşunu ya da Report Design araç çubuğu üzerindeki Properties (Özellikler) simgesini tıklayın.

3- Ekrana gelen iletişim kutusunda istediğiniz sekmeyi seçip gerekli gördüğünüz özellikleri değiştirebilirsiniz.

Control Source alanını ve Expression Builder düğmesini tıklayarak ekrana gelen Expression Builder iletişim kutusu ile kendi hesaplamalarınızı yaratabilirsiniz (Bkz. 4.3 Sorguda Seçim Ölçütlerinden Yararlanma).

6. Makro

6.1 Makro Yaratma

Makrolar işlemleri otomatikleştiren eylem (sorgulamak, yazdırmak, sıralamak vb.) veya komutlardan oluşan bir bütündür. Makrolar bir eylemi gerçekleştirebilmek için bağımsız değişkenler adı verilen ek bilgilere ihtiyaç duyabilir.

Makroları yaratmak için herhangi bir sihirbaz bulunmamaktadır.

1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.

3- New düğmesini tıklayın.

4- Kullanmak istediğiniz eylemi Action (Eylem) aşağı okunu tıklayıp, açılan listeden seçin. Seçmiş olduğunuz eylem ile ilgili açıklama vermek isterseniz, Comment (Açıklama) sütununu kullanabilirsiniz. Action ve Comment sütunları arasında geçiş yapmak için TAB tuşundan yararlanabilirsiniz.

5-Action Arguments (Eylem Değişkenleri) kısmında, seçmiş olduğunuz eylem ile ilgili gerekli olan bağımsız değişkenleri belirleyebilirsiniz.

"OpenTable" eylemine bağlı olarak hangi tabloyu hangi görünümde ve hangi veri modunda açmak istediğinizi Action Arguments kısmında tanımlarsınız. İlgili bağımsız değişken kutularının açıklayan bilgileri de sağ bölümde görebilirsiniz.

Bazı bağımsız değişken kutuları aşağı oka bağlı açılır liste özelliğine sahiptir.

6- 4. ve 5. adımları tekrarlayarak aynı makro içerisinde birden fazla eylem tanımlayabilirsiniz. Bu eylemlerin çalışma sırası makro içinde listelenme şekline bağlıdır.

7- Yarattığınız makroyu kaydetmek için, Macro Design araç çubuğu üzerindeki Save simgesini tıklayın.

8- Ekrana gelen Save As iletişim kutusundaki Macro Name: (Makro Adı) kısmına makronuza vermek istediğiniz adı yazın (ya da varsayılan olarak görüneni seçin). İşleminiz bittikten sonra OK düğmesine basın.

6.2 Makroyu Çalıştırma

Makronuz içinde bulunan bütün eylemleri bir defada (sırası ile) aktif duruma getirebilirsiniz. Makronuz sadece o görünümde gerçekleştirilebilecek eylemleri uygular (bu durumu göz önünde bulundurarak makronuzu çalıştırdığınız zaman makro otomatik olarak doğru görünüme geçmezse, sizin ilgili görünüme geçmeniz gerekir).

1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.

3- Makronuzu seçin ve Design düğmesini tıklayarak Macro Design görünümüne geçin.

Bu adımda doğrudan Run düğmesini tıklayarak da makronuzu çalıştırabilirsiniz.

4- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Run (Çalıştır) simgesini tıklayın.

ya da MenuBar araç çubuğu üzerindeki Tools menüsünden Run Macro... komutunu tıklayın. Ekrana gelen Run Macro iletişim kutusundan istediğiniz makroyu aşağı okunu ile açılan listeden seçip, OK düğmesini tıklayın.

5- Makro bir eylemi gerçekleştiremezse, bir ileti kutusu ile ilgili durum hakkında bilgi verir. İleti kutusunu kapatmak için, OK düğmesini tıklayın. (Örnek : Rapor adı belirtilmemiş "OpenReport" eylemini içeren bir makro çalıştırıldığında ekrana gelen ileti kutusu.)

6- Action Failed iletişim kutusunda Halt düğmesini tıklayarak makronuzun çalışmasını durdurun.

6.3 Makroyu Denetleme

Makronuz içinde bulunan bütün eylemleri adım adım (sırası ile) aktif duruma getirebilirsiniz. Makronuz sadece o görünümde gerçekleştirilebilecek eylemleri uygular (bu durumu göz önünde bulundurarak makronuzu çalıştırdığınız zaman makro otomatik olarak doğru görünüme geçmezse, sizin ilgili görünüme geçmeniz gerekir).

1- Bir veritabanı dosyası açın (Örnek : Northwind.mdb).

2- Database (Veritabanı) iletişim kutusundan Macros sekmesini seçin.

3- Makronuzu seçin ve Design düğmesini tıklayarak Macro Design görünümüne geçin.

4- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Single Step (Adım Adım) simgesini tıklayın.

5- Macro Design araç çubuğu üzerindeki Run (Çalıştır) simgesini tıklayın.

ya da MenuBar araç çubuğu üzerindeki Tools menüsünden Run Macro... komutunu tıklayın. Ekrana gelen Run Macro iletişim kutusundan istediğiniz makroyu aşağı okunu ile açılan listeden seçip, OK düğmesini tıklayın.

6- Ekrana gelen Macro Single Step iletişim kutusunda, makronuz içinde bulunan ilk eylemi başlatmak için STEP düğmesini tıklayın (bu işlemi makro içindeki bütün eylemler bitinceye kadar tekrarlayın).

Herhangi bir adımda iken Continue düğmesine basarak geri kalan bütün eylemleri bir defada uygulayabilirsiniz.

7- Makro bir eylemi gerçekleştiremezse, bir ileti kutusu ile ilgili durum hakkında bilgi verir. İleti kutusunu kapatmak için OK düğmesini tıklayın.(Örnek : Rapor adı belirtilmemiş "OpenReport" eylemini içeren bir makro çalıştırıldığında ekrana gelen ileti kutusu.)

8- Action Failed iletişim kutusunda Halt düğmesini tıklayarak makronuzun çalışmasını durdurun.